QR-check-in voor teams

Rol vereistToernooiorganisator

Wat je bereikt: een rustige inschrijfbalie, ook bij een groot toernooi — elk aankomend team wordt met één scan of één korte code ingecheckt, merchandise wordt stuk voor stuk uitgedeeld, en je ziet altijd wie er is en wie nog niet.

Waar je bent: de inschrijvingen zijn gesloten en de speeldag is er (of komt eraan). QR-check-in werkt naast al het andere in Etappe 4 · Management op locatie.

Openen in Competition Manager→

Club PRO-functie

QR-check-in voor teams zit in Club PRO. Op lagere abonnementen is de schakelaar vergrendeld; al het andere aan je toernooi blijft gewoon werken.

Wat het doet

Als de functie aan staat voor een toernooi:

• Elk bevestigd team krijgt een persoonlijke QR-code — in de bevestigingsmail van de inschrijving en op het reserveringsscherm in de Volley World-app. Naast de QR zien spelers ook een korte baliecode (8 tekens) die ze simpelweg kunnen voorlezen.
• Je checkt teams in bij aankomst — door de QR te scannen met je telefoon in de Volley World-app, of door de baliecode in te typen in Competition Manager op je pc.
• Het uitdelen van merchandise wordt per artikel bijgehouden. Zat er in het inschrijfformulier merchandise — teamshirts die bij het bedrag inbegrepen zijn, of artikelen die spelers kochten — dan toont het check-inscherm ze, en bevestig je elke uitgifte (“2 van 3 shirts uitgedeeld”), met een ongedaan-maken voor misklikken.
• Alles komt in de geschiedenis van het team — een onveranderlijk overzicht van wie het team incheckte, wanneer, en welke artikelen zijn uitgedeeld. Zowel je staf als het team kan het zien.

Screenshot pendingcompetition-manager/on-site/qr-checkin-01.pngHet dialoogvenster QR Checkin in Competition Manager met de functieschakelaar en het veld voor de baliecode

Zet het aan voor je toernooi

1. Open je toernooi in Competition Manager en ga naar de tabel Teams.
2. Klik op QR Checkin in de werkbalk (naast de teamtellers).
3. Zet de schakelaar aan. Vanaf dat moment bevatten bevestigingsmails het QR-blok en zien teams hun code in de app.

Codes bestaan vanaf het begin

Check-incodes worden voor elk team bij de registratie aangemaakt, of de functie nu aan staat of niet. Je kunt QR-check-in de avond ervoor aanzetten — of zelfs tijdens het event — en de QR en baliecode van elk team werken meteen. Teams die zich vóór het aanzetten inschreven, vinden hun QR op het reserveringsscherm in de app; alleen teams die zich daarna inschrijven, krijgen hem per e-mail.

Een team inchecken

Vanaf je telefoon (scannen): open de adminfuncties van het toernooi in de Volley World-app en tik op het scanicoon in het tabblad Teams. Richt de camera op de QR van het team — de app toont het team, de spelers en de merchandise, en je bevestigt de check-in met één tik.

Vanaf de pc (baliecode): typ in hetzelfde dialoogvenster QR Checkin bij de tabel Teams de baliecode van 8 tekens en druk op Look up. Je ziet eerst de teamkaart — spelers, status, eventuele merchandise — en bevestigt van daaruit. Zes tekens zijn genoeg als ze eenduidig zijn; de zoekopdracht zegt het als er meer nodig zijn.

Ingecheckte teams tonen overal de status Checked In: in de teamtabel, in de tellers, en op het reserveringsscherm van de spelers zelf.

Screenshot pendingcompetition-manager/on-site/qr-checkin-02.pngEen team-QR scannen met de mobiele app, met het teamblad met spelers en de merchandisechecklist

De code is het team, niet de persoon

Eén QR- of baliecode identificeert het team, niet een individuele speler. Wie hem laat zien, checkt het hele team in. Staat een team op de wachtlijst of is het gediskwalificeerd of verwijderd, dan zegt het check-inscherm dat en blokkeert het de check-in in plaats van hem stilletjes te accepteren.

Merchandise uitdelen

Kocht het team producten bij de registratie of kreeg het ze toegekend, dan toont het check-inscherm elk artikel met de hoeveelheid:

• Tik op Hand out bij een artikel om de levering te bevestigen — gedeeltelijk mag (“2 van 3”).
• Toch misgetikt? Met de kleine ongedaan maken draai je het terug.
• Elke bevestiging wordt met jouw naam en het tijdstip in de geschiedenis van het team geschreven — zodat je bij een event met 100 teams altijd weet welke shirts wel en niet de deur uit zijn.

Dezelfde leveringsstatus staat in het detailpaneel van het team en in de merchandise-CSV-export (een kolom Delivered), zodat de afrekening na het event één oogopslag is in plaats van een telling.

Goed om te weten

• Nieuwe toernooien die je aanmaakt, hebben QR-check-in aan staan (op Club PRO). Toernooien van voor de functie hebben hem uit tot je hem inschakelt.
• De schakelaar geldt per toernooi — gebruik hem bij je grote beachevent en sla hem over bij de kleine vrijdagcompetitie.
• Verloopt je Club PRO-abonnement, dan pauzeert de functie automatisch; je gegevens (geschiedenis, leveringsregistratie) blijven bewaard.
• Spelers zien nooit organisatorfuncties: staat de functie uit, dan is er simpelweg nergens een QR-blok.

Wat nu

Zodra elk team binnen is en speelt, ga je door met live scoren en de toeschouwerslink — en als het laatste fluitsignaal klinkt, naar Etappe 5 · Toernooi afsluiten.