Een jeugdafdeling opzetten

Rol vereistClubeigenaar Rol vereistStaf: Ledengroepen Rol vereistStaf: Formulieren

Wat je bereikt: ouders kunnen lid worden van je club, hun kinderen in één keer inschrijven, in de juiste trainingsgroep terechtkomen en betalen voor de sessies die die kinderen volgen.

Vereisten: je club is aangemaakt en, als gezinnen online betalen, is Stripe gekoppeld.

Openen in Club Manager→

1. Bouw één groep per trainingsmoment

Al het andere hangt aan je groepen, dus begin hier.

Een ledengroep — ook wel trainingsgroep — is simpelweg een benoemde lijst van spelers die samen trainen: “Kids Beginners”, “U14 Wedstrijd”, “U18 Team”. Maak er één voor elk echt moment in je week, in plaats van één groep die “Jeugd” heet. De groep is wat je later aan elke trainingssessie koppelt om te bepalen wie mag boeken, dus hij moet de werkelijkheid weerspiegelen: één groep = één set kinderen die op hetzelfde moment komt opdagen.

Elke groep draagt de informatie die een ouder nodig heeft om te kiezen:

• Trainingsschema — de dagen en begin-/eindtijden.
• Niveau — het clubniveau waarop de groep traint.
• Trainers, locatie en een foto.
• Groepsstatus — Looking for players, Looking for substitutes, Full of Archived.

Noem de groep naar zijn moment — dag, tijd, leeftijdscategorie en locatie — en een ouder weet in één oogopslag genoeg.

Stel de privacy-instellingen van elke groep bewust in. Een groep die gezinnen moeten kunnen vinden en kiezen heeft Group visible to public nodig; laat je dat uit, dan blijven de gegevens van de groep verborgen voor iedereen die er nog niet in zit. Club members visible to public publiceert daarnaast de namen van de trainers.

Tip

Groepen benoemen per leeftijdscategorie (U12, U14, U18) maakt de keuze voor de ouder vanzelfsprekend, en het schema van de groep beantwoordt dan “op welke dag traint mijn kind?” zonder dat iemand je kantoor hoeft te bellen.

Zet de kinderen in de groep

Een groep is pas nuttig als er mensen in zitten, en de club zet ze erin. Sla de groep op en er verschijnt een sectie Members eronder: voeg elk kind toe dat op dat moment traint, en verplaats mensen tussen members, waitlist en interested naarmate er plekken vrijkomen. Met de knop Share kopieer je een deelnamelink als je liever hebt dat gezinnen zelf om toegang vragen en jij ze goedkeurt.

Aan het eind van deze stap is “U14 Wedstrijd” letterlijk de tien of zo kinderen die op dinsdagavond komen. Volledige uitleg: groepen & trainers.

2. Beperk elke training tot zijn groep — niet tot een niveau

Als je een trainingssessie uploadt, bepaal je wie een plek mag reserveren. Volley World geeft je daarvoor twee verschillende gereedschappen, en voor een jeugdafdeling wil je bijna altijd de eerste.

Toegang via ledengroep — “deze specifieke kinderen”

Open in de event-editor Advanced Options en zet Exclusive access for fix training/member groups aan. Kies de trainer, zijn groepen verschijnen als kaarten, en je vinkt Free access aan (die groep kan meteen boeken) of Preferred access (die groep krijgt voorrang terwijl de rest wacht). Wie niet in een toegelaten groep zit, komt op de wachtlijst in plaats van een plek te pakken.

Dit is precies wat een jeugdsessie nodig heeft. Dezelfde acht tot tien kinderen komen elke week op hetzelfde moment, en die heb je in stap 1 al op een rij gezet — door die groep aan het event te koppelen, kunnen die kinderen, en alleen die kinderen, reserveren. Zie toegang voor leden.

Niveaubeperking — “iedereen van dit niveau”

Ook onder Advanced Options beperkt Level Restriction een event op speelsterkte in plaats van op naam: een bereik op de Volley World-schaal, of een van je eigen clubniveaus.

Dat past bij een open sessie. Heb je honderd gevorderde volwassenen in de club en wil je dat ze allemaal de donderdagtraining voor gevorderden kunnen boeken terwijl beginners dat niet kunnen, dan regelt één niveaubeperking dat — niemand wil een lijst van honderd namen bijhouden. Zie niveaubeperkingen.

Gebruik bij jeugdtrainingen alleen de groep

Opgepast

Combineer niveau- en ledengroepbeperkingen niet op hetzelfde event. Een ledengroep beperkt de training al tot heel specifieke accounts, dus een niveaubeperking erbovenop voegt niets toe behalve een tweede hindernis.

Situatie	Wat je gebruikt
Dezelfde kleine groep kinderen komt elke week op hetzelfde moment	Alleen toegang via ledengroep
Elke speler van een bepaald niveau mag komen	Niveaubeperking

Kort gezegd: kun je de spelers bij naam noemen, gebruik dan de groep. Kun je ze alleen omschrijven, gebruik dan het niveau. Jeugdafdelingen vallen bijna altijd in het eerste geval.

3. Voeg de kindervraag toe aan je lidmaatschapsformulier

Dit is wat de clubaanvraag van een ouder omzet in geregistreerde kinderen. Voeg aan je lidmaatschapsformulier een vraag van het type Add Children toe.

1. Open Forms, bewerk je lidmaatschapsformulier en voeg een vraag toe.
2. Zet het vraagtype op Add Children. (Het is een concept van het lidmaatschapsformulier en wordt niet aangeboden op inschrijfformulieren voor toernooien.)
3. Kies onder Child fields configuration wat elke kinderregel vraagt. First Name, Last Name en Password worden altijd verzameld. Je kunt daarnaast Collect email, Collect birthday en Collect phone number aanzetten.
4. Stel Max children in — hoeveel kinderen één ouder in één inzending mag registreren.

Collect email staat standaard aan en kun je het beste aan laten: met een e-mailadres kan het kind een eigen login krijgen. Zet je het uit, dan wordt een tijdelijk adres toegekend en houdt het kind een profiel dat de ouder bedient.

Als een ouder het formulier verstuurt, maakt Volley World elk kind aan, koppelt het aan de ouder en zet het in je club als pending lid met de gezinsrol Child — het dossier van de ouder krijgt in hetzelfde gezin het stempel Parent. Keur ze goed zoals elk ander verzoek, zie verzoeken goedkeuren.

4. Bepaal wat een gezin betaalt

Kinderen betalen via dezelfde producten als iedereen — jij bepaalt welke de jeugdafdeling gebruikt:

• Abonnementen voor een terugkerend maandlidmaatschap per kind.
• Trainingspakketten voor een blok lessen om op te maken.
• Losse tickets voor betalen per les.
• Licenties waar een bondslicentie geldt.

De ouder koopt elk hiervan voor een specifiek kind, dus een gezin met drie kinderen in drie groepen kan drie verschillende regelingen op één volwassen account hebben.

5. Leg gezinnen vast die je handmatig hebt ingeschreven

Kinderen die al eerder in je club zaten of aan de balie zijn ingeschreven, koppel je in het ledendossier zelf: open het lid, ga naar het tabblad Family en voeg de relatie toe. Zie gezinnen.

Probleemoplossing

De kinderen zijn aangemaakt maar zitten nog niet in de club

Dat doen ze wel — als pending leden. Jeugdinschrijvingen wachten net als elk ander verzoek op goedkeuring. Kijk bij verzoeken goedkeuren.

Verwante pagina’s

• Groepen & trainers
• Een formulier bouwen
• Gezinnen
• Voor ouders