Configura tu cantera
Qué vas a conseguir: que las familias puedan unirse a tu club, registrar a sus hijos de una sola vez, acabar en el grupo de entrenamiento correcto y pagar las sesiones a las que asisten esos hijos.
Requisitos previos: tener el club creado y, si las familias pagan online, Stripe conectado.
1. Crea un grupo por cada franja de entrenamiento
Sección titulada «1. Crea un grupo por cada franja de entrenamiento»Todo lo demás cuelga de tus grupos, así que empieza por aquí.
Un grupo de miembros — también llamado grupo de entrenamiento — no es más que una lista con nombre de los jugadores que entrenan juntos: “Iniciación infantil”, “Competición U14”, “Equipo U18”. Crea uno por cada franja real de tu semana, en lugar de un único grupo llamado “Cantera”. El grupo es lo que después vas a asociar a cada sesión de entrenamiento para decidir quién puede reservarla, así que debe reflejar la realidad: un grupo = un conjunto de niños que aparecen a la misma hora.
Cada grupo lleva la información que una familia necesita para elegir:
- Horario de entrenamiento — los días de la semana y las horas de inicio y fin.
- Nivel — el nivel de club al que entrena el grupo.
- Entrenadores, ubicación y una foto.
- Estado del grupo — Looking for players, Looking for substitutes, Full o Archived.
Configura los ajustes de privacidad de cada grupo de forma deliberada. Un grupo que las familias deben poder descubrir y elegir necesita Group visible to public; si lo dejas desactivado, los datos del grupo quedan ocultos para cualquiera que no esté ya dentro. Club members visible to public publica además los entrenadores asignados.
Mete a los hijos en el grupo
Sección titulada «Mete a los hijos en el grupo»Un grupo solo sirve cuando tiene gente dentro, y es el club quien la mete. Guarda el grupo y debajo aparece una sección Members: añade a cada hijo que entrena en esa franja y mueve a la gente entre members, waitlist e interested según se liberen plazas. El botón Share copia un enlace de acceso por si prefieres que las familias pidan unirse y tú las apruebes.
Al final de este paso, “Competición U14” debería ser literalmente los diez y pico niños que aparecen el martes por la tarde. Todo el detalle: grupos y entrenadores.
2. Restringe cada entrenamiento a su grupo — no a un nivel
Sección titulada «2. Restringe cada entrenamiento a su grupo — no a un nivel»Al subir una sesión de entrenamiento decides quién puede reservar plaza. Volley World te da dos herramientas distintas para eso y, en una cantera, casi siempre quieres la primera.
Acceso por grupo de miembros — “estos niños concretos”
Sección titulada «Acceso por grupo de miembros — “estos niños concretos”»En el editor del evento, abre Advanced Options y activa Exclusive access for fix training/member groups. Elige al entrenador, aparecerán sus grupos como tarjetas y marcas Free access (ese grupo puede reservar directamente) o Preferred access (ese grupo tiene prioridad mientras los demás esperan). Quien no esté en un grupo permitido acaba en la lista de espera en lugar de ocupar plaza.
Esto es exactamente lo que necesita una sesión de cantera. Los mismos ocho o diez niños asisten a la misma franja cada semana, y ya los listaste en el paso 1 — así que asociar ese grupo al evento hace que esos niños, y solo esos, puedan reservar. Consulta acceso de miembros.
Restricción por nivel — “cualquiera de este nivel”
Sección titulada «Restricción por nivel — “cualquiera de este nivel”»También en Advanced Options, Level Restriction limita un evento por nivel de juego en vez de por nombre: un rango de la escala de Volley World, o uno de tus propios niveles de club.
Eso encaja con una sesión abierta. Si tienes cien adultos de nivel intermedio en el club y quieres que todos ellos puedan reservar el entrenamiento intermedio del jueves mientras los principiantes no, una restricción de nivel lo resuelve con un solo ajuste — nadie quiere mantener una lista de cien nombres. Consulta restricciones de nivel.
En los entrenamientos de cantera, usa solo el grupo
Sección titulada «En los entrenamientos de cantera, usa solo el grupo»| Situación | Qué usar |
|---|---|
| El mismo grupo reducido de niños asiste a la misma franja cada semana | Solo acceso por grupo de miembros |
| Puede venir cualquier jugador de un nivel dado | Restricción por nivel |
La versión corta: si puedes nombrar a los jugadores, usa el grupo. Si solo puedes describirlos, usa el nivel. Las canteras son casi siempre el primer caso.
3. Añade la pregunta de hijos a tu formulario de alta
Sección titulada «3. Añade la pregunta de hijos a tu formulario de alta»Esto es lo que convierte la solicitud de un progenitor en hijos registrados. En tu formulario de alta, añade una pregunta del tipo Add Children.
- Abre Forms, edita tu formulario de alta y añade una pregunta.
- Pon el tipo de pregunta en Add Children. (Es un concepto de los formularios de alta y no se ofrece en los formularios de inscripción a competiciones.)
- En Child fields configuration, elige qué pide cada fila de hijo. First Name, Last Name y Password se recogen siempre. Además puedes activar Collect email, Collect birthday y Collect phone number.
- Fija Max children — cuántos hijos puede registrar un progenitor en un mismo envío.
Collect email está activado por defecto y merece la pena mantenerlo: el correo es lo que permite que el hijo tenga su propio inicio de sesión. Si lo desactivas, se le asigna una dirección de relleno y el hijo acaba con un perfil que maneja el progenitor.
Cuando una familia envía el formulario, Volley World crea a cada hijo, lo vincula al progenitor y lo registra en tu club como miembro pendiente con el rol familiar Child — la ficha del propio progenitor queda marcada como Parent en esa misma familia. Apruébalos como cualquier otra solicitud en aprobar solicitudes.
4. Decide qué paga cada familia
Sección titulada «4. Decide qué paga cada familia»Los hijos pagan a través de los mismos productos que todo el mundo — tú decides cuáles usa la cantera:
- Suscripciones para una cuota mensual recurrente por hijo.
- Bonos de sesiones para un paquete de clases que se va gastando.
- Entradas sueltas para pago por clase.
- Licencias cuando aplica una licencia federativa.
El progenitor compra cada una de estas cosas para un hijo concreto, así que una familia con tres hijos en tres grupos puede tener tres acuerdos distintos en una sola cuenta adulta.
5. Registra a las familias que diste de alta a mano
Sección titulada «5. Registra a las familias que diste de alta a mano»Los hijos que ya estaban en tu club de antes, o que se apuntaron en el mostrador, se pueden conectar desde la propia ficha de miembro: abre el miembro, ve a la pestaña Family y añade la relación. Consulta familias.
Solución de problemas
Sección titulada «Solución de problemas»Los hijos se crearon pero todavía no están en el club
Sí lo están — como miembros pendientes. Las altas de cantera esperan aprobación igual que cualquier otra solicitud. Revisa aprobar solicitudes.