Licenties & documenten

Rol vereistClubeigenaar Rol vereistStaf: Ledengegevens

Wat je bereikt: voor elke speler van het seizoen weet je hoe het met zijn licentie staat, of zijn medische keuring geldig is en welke toestemmingen het gezin heeft gegeven — en je bond krijgt de lijst in het formaat waar hij om vraagt.

Vereisten: het seizoen en de teams zijn ingesteld. Betalen spelers voor hun licentie, dan staat het licentieproduct in Sales → Licences.

Openen in Club Manager→

Eén traject voor elke licentie

Elke speler heeft per seizoen één dossier. Zijn spelerslicentie doorloopt vijf stappen:

Stap	Betekenis
Data pending	Persoonsgegevens of documenten ontbreken nog.
Documents complete	Alles wat de bond nodig heeft, is aanwezig.
Paid	Het licentiegeld is betaald.
Submitted	De club heeft de licentie bij de bond ingediend.
Active	De bond heeft de licentie uitgegeven — met nummer en geldigheidsdatum.

Een licentie waarvan de geldigheid is verlopen, staat op Expired, en een speler bij wie nog niets is gestart, staat op Not started.

Je staf zet een licentie een stap verder vanuit het dossier van de speler; een betaling van een licentieproduct zet hem vanzelf op Paid. Een bond die met de bondsapp werkt, kan de licentie zelf bevestigen — nummer en geldigheidsdatum komen dan direct bij je club binnen.

Het dossier van de speler

Open een lid en ga naar het tabblad Compliance. Daar staat, voor het seizoen:

• Licentie — status, nummer, bond en geldig-tot-datum.
• Medische keuring — de geldig-tot-datum en de geüploade verklaring.
• Documenten — identiteitsbewijs, pasfoto, medische verklaring, toestemming van de ouders en elk ander bestand, elk met zijn uploaddatum en, waar dat van toepassing is, een eigen vervaldatum.
• Toestemmingen — ouderlijke toestemming, toestemming voor beeldmateriaal en toestemming voor gegevensverwerking, met wie ze heeft gegeven en wanneer.

Spelers en ouders vullen het meeste hiervan zelf aan in de Volley World-app: ze uploaden documenten en geven toestemmingen vanuit hun eigen dossier, en je staf ziet het binnenkomen.

Toestemmingen, goed geregeld

• Ouderlijke toestemming voor minderjarige spelers wordt gegeven door een gekoppelde ouder.
• Toestemming voor beeldmateriaal voor een minderjarige telt pas als elke gekoppelde ouder die heeft gegeven — of dat er nu één of twee zijn. Tot die tijd geldt voor de speler geen toestemming voor beeldmateriaal.
• Een minderjarige zonder toestemming voor beeldmateriaal blijft automatisch buiten openbare foto’s en buiten openbare uitslagberichten met namen.

Je kunt toestemmingen ook verzamelen met je inschrijfformulier: voeg een vraag van het type Consent toe met je eigen tekst, en kies of beide ouders moeten instemmen. Een vraag Attach documents kun je labelen met het documenttype en de geldig-tot-datum, zodat de upload op de juiste plek in het dossier terechtkomt.

Herinneringen voordat iets verloopt

Dertig dagen en zeven dagen voordat een medische keuring of licentie verloopt, en op de dag zelf, krijgen de speler en zijn ouders een herinnering — per push en per e-mail — en krijgt je staf een kort overzicht van wat binnenkort afloopt. Niemand hoeft een spreadsheet met data bij te houden.

Wie mag spelen

Open een team en klik op Who can play. Elke speler uit de selectie krijgt een duidelijk ja of nee voor de volgende wedstrijd — licentie actief, medische keuring geldig — met de reden als het nee is. Dit is de lijst om te controleren voordat de trainer de oproep verstuurt.

Export voor de bond

1. Open Licences voor het seizoen.
2. Filter op team of status als je maar een deel van de lijst nodig hebt.
3. Klik op Federation export en kies het formaat: RFEVB, FCVB of Generic CSV.
4. Open het bestand in je spreadsheetprogramma, of upload het in het systeem van je bond.

Verwante pagina’s

• Licenties (Verkoop)
• Een formulier bouwen
• Gezinnen
• Wedstrijddagen