Configura a tua secção de jovens
O que vais conseguir: as famílias podem juntar-se ao teu clube, inscrever os filhos de uma só vez, cair no grupo de treino certo e pagar as sessões que esses filhos frequentam.
Pré-requisitos: o teu clube está criado e, se as famílias pagarem online, o Stripe está ligado.
1. Cria um grupo por horário de treino
Seção intitulada “1. Cria um grupo por horário de treino”Tudo o resto assenta nos teus grupos, por isso começa por aqui.
Um grupo de membros — também chamado grupo de treino — é simplesmente uma lista com nome dos jogadores que treinam juntos: «Iniciação Crianças», «Sub-14 Competição», «Sub-18 Equipa». Cria um para cada horário real da tua semana, em vez de um único grupo chamado «Jovens». É o grupo que mais tarde vais associar a cada sessão de treino para decidir quem a pode reservar, por isso deve corresponder à realidade: um grupo = um conjunto de crianças que aparece à mesma hora.
Cada grupo transporta a informação de que um pai precisa para escolher:
- Horário de treinos — os dias da semana e as horas de início/fim.
- Nível — o nível de clube a que o grupo treina.
- Treinadores, local e uma fotografia.
- Estado do grupo — Looking for players, Looking for substitutes, Full ou Archived.
Define as definições de privacidade de cada grupo de forma deliberada. Um grupo que as famílias devam poder descobrir e escolher precisa de Group visible to public; se o deixares desligado, os detalhes do grupo ficam escondidos de quem ainda não pertence a ele. Club members visible to public publica adicionalmente os treinadores identificados.
Coloca as crianças no grupo
Seção intitulada “Coloca as crianças no grupo”Um grupo só é útil quando tem pessoas lá dentro, e é o clube que as põe lá. Guarda o grupo e aparece por baixo uma secção Members: acrescenta cada criança que treina nesse horário e move as pessoas entre members, waitlist e interested à medida que abrem vagas. Um botão Share copia um link de adesão, se preferires que as famílias peçam para entrar e tu aproves.
No fim deste passo, «Sub-14 Competição» deve ser literalmente a dezena de crianças que aparece na terça à noite. Detalhe completo: grupos e treinadores.
2. Restringe cada treino ao seu grupo — não a um nível
Seção intitulada “2. Restringe cada treino ao seu grupo — não a um nível”Quando carregas uma sessão de treino, decides quem pode reservar lugar. A Volley World dá-te duas ferramentas diferentes para isso e, numa secção de jovens, queres quase sempre a primeira.
Acesso por grupo de membros — «estas crianças em concreto»
Seção intitulada “Acesso por grupo de membros — «estas crianças em concreto»”No editor de eventos, abre Advanced Options e liga Exclusive access for fix training/member groups. Escolhe o treinador, os grupos dele aparecem como cartões e marcas Free access (esse grupo pode reservar de imediato) ou Preferred access (esse grupo tem prioridade enquanto os restantes esperam). Quem não pertencer a um grupo autorizado vai para a lista de espera em vez de ocupar lugar.
É exatamente isto que uma sessão de jovens precisa. As mesmas oito a dez crianças frequentam o mesmo horário todas as semanas, e já as listaste no passo 1 — por isso associar esse grupo ao evento faz com que essas crianças, e só essas, possam reservar. Ver acesso dos membros.
Restrição de nível — «qualquer pessoa deste nível»
Seção intitulada “Restrição de nível — «qualquer pessoa deste nível»”Também em Advanced Options, a Level Restriction limita um evento por nível de jogo em vez de por nome: um intervalo na escala Volley World, ou um dos níveis do teu clube.
Isso serve uma sessão aberta. Se tiveres uma centena de adultos de nível intermédio no clube e quiseres que todos possam reservar o treino intermédio de quinta enquanto os principiantes não podem, uma restrição de nível resolve isso numa só definição — ninguém quer manter uma lista de cem nomes. Ver restrições de nível.
Nos treinos de jovens, usa só o grupo
Seção intitulada “Nos treinos de jovens, usa só o grupo”| Situação | O que usar |
|---|---|
| O mesmo pequeno grupo de crianças frequenta o mesmo horário todas as semanas | Só acesso por grupo de membros |
| Qualquer jogador de determinado nível pode vir | Restrição de nível |
A versão curta: se consegues nomear os jogadores, usa o grupo. Se só os consegues descrever, usa o nível. As secções de jovens são quase sempre o primeiro caso.
3. Acrescenta a pergunta sobre filhos ao teu formulário de inscrição
Seção intitulada “3. Acrescenta a pergunta sobre filhos ao teu formulário de inscrição”É isto que transforma a candidatura de um pai ao clube em crianças registadas. No teu formulário de inscrição, acrescenta uma pergunta do tipo Add Children.
- Abre Forms, edita o teu formulário de inscrição e acrescenta uma pergunta.
- Define o tipo de pergunta como Add Children. (É um conceito do formulário de inscrição e não é oferecido nos formulários de inscrição em competições.)
- Em Child fields configuration, escolhe o que cada linha de criança pede. First Name, Last Name e Password são sempre recolhidos. Podes ainda ligar Collect email, Collect birthday e Collect phone number.
- Define o Max children — quantas crianças um pai pode registar numa única submissão.
O Collect email está ligado por predefinição e vale a pena mantê-lo: é o e-mail que permite à criança ter um login próprio. Se o desligares, é atribuído um endereço de substituição e a criança fica com um perfil operado pelo pai.
Quando um pai submete o formulário, a Volley World cria cada criança, liga-a ao pai e regista-a no teu clube como membro pendente com a função familiar Child — a ficha do próprio pai fica marcada como Parent na mesma família. Aprova-os como a qualquer outro pedido em aprova pedidos.
4. Decide o que uma família paga
Seção intitulada “4. Decide o que uma família paga”As crianças pagam através dos mesmos produtos que toda a gente — és tu que decides quais é que a secção de jovens usa:
- Subscrições para uma quota mensal recorrente por criança.
- Packs de sessões para um bloco de aulas a consumir.
- Bilhetes individuais para pagamento por aula.
- Licenças quando se aplica uma licença federativa.
O pai compra cada um destes para uma criança específica, por isso uma família com três filhos em três grupos pode ter três modalidades diferentes numa só conta de adulto.
5. Regista as famílias que inscreveste à mão
Seção intitulada “5. Regista as famílias que inscreveste à mão”As crianças que já estavam no teu clube antes, ou que foram inscritas ao balcão, podem ser ligadas na própria ficha de membro: abre o membro, vai ao separador Family e acrescenta a relação. Ver famílias.
Resolução de problemas
Seção intitulada “Resolução de problemas”As crianças foram criadas mas ainda não estão no clube
Estão — como membros pendentes. As inscrições de jovens esperam aprovação como qualquer outro pedido de adesão. Consulta aprova pedidos.