Créez un formulaire
Ce que vous obtiendrez : un formulaire que vos membres peuvent remplir — pour l’accueil, l’inscription à un événement ou tout autre ensemble de questions — dont les réponses arrivent au bon endroit.
Prérequis : un club créé, et la permission Forms / Add New pour créer des formulaires (Forms / Manage pour les modifier).
Types de formulaires
Section intitulée « Types de formulaires »Les formulaires vous servent à recueillir des informations auprès de vos joueurs dans Volley World App, et chaque type correspond à un moment différent : quand quelqu’un rejoint votre club, s’inscrit à un groupe d’entraînement, inscrit une équipe à un tournoi, ou toute autre situation. Quand vous cliquez sur + Ajouter un formulaire, Club Manager vous demande de choisir un type et décrit chacun ainsi :
Formulaire standard (Standard Form)
Section intitulée « Formulaire standard (Standard Form) »Un formulaire polyvalent et flexible pour recueillir les informations des participants aux entraînements ou aux matchs ouverts. Utilisez-le pour rassembler les noms, les coordonnées, les décharges de responsabilité ou les notes médicales lors d’événements à l’unité, ou intégrez-le à vos parcours d’achat de licences ou d’abonnements : idéal pour l’accueil de nouveaux membres, les renouvellements et les inscriptions ponctuelles.
Formulaire d’accueil (Onboarding Form)
Section intitulée « Formulaire d’accueil (Onboarding Form) »Affiché aux nouveaux membres qui rejoignent le club via un lien d’invitation. Recueillez des informations supplémentaires lors de l’inscription. Un seul formulaire d’accueil peut être actif par club.
La visite ci-dessous suit un formulaire d’accueil du début à la fin : le club le crée, envoie le lien d’invitation sur WhatsApp, un nouveau membre s’inscrit dans le navigateur de son téléphone et le remplit, puis, une fois accepté, reçoit l’e-mail de bienvenue du club.
Admin du clubDans Formulaires, cliquez sur + Ajouter un formulaire et choisissez Formulaire d’accueil. Donnez-lui un titre et un court texte de bienvenue.
Admin du clubPrénom et nom sont déjà là, liés à la fiche du membre. Ajoutez vos questions, choisissez leur type, marquez les obligatoires, puis enregistrez.
Admin du clubSur le tableau de bord, Invitation d’inscription copie le lien de votre club avec le formulaire. Collez-le dans une discussion WhatsApp.
Nouveau membreLe lien ouvre votre club dans le navigateur du téléphone (vos liens mènent à l’app web) : rien à installer. Un compte, quelques secondes.
Nouveau membreVotre formulaire d’accueil suit aussitôt. Le nouveau membre y répond et touche Sauvegarder.
Admin du clubLa demande attend dans Nouveaux membres, marquée comme complétée. Cochez-la et cliquez sur Accepter les membres.
Nouveau membreDès que vous acceptez, l’e-mail de bienvenue de votre club arrive dans sa boîte de réception.
Formulaire d’inscription (Inscription Form)
Section intitulée « Formulaire d’inscription (Inscription Form) »Conçu pour les inscriptions des joueurs aux groupes d’entraînement ou aux équipes (accueil structuré et affectation à un groupe ou une équipe). Il est affiché sur la page principale de votre club et n’a rien à voir avec les tournois.
Formulaire d’inscription à une compétition (Competition Inscription Form)
Section intitulée « Formulaire d’inscription à une compétition (Competition Inscription Form) »Pour les inscriptions d’équipes dans le module Volley World Competition. Voir Créez le formulaire d’inscription.
- Ouvrez Forms et cliquez sur + Add Form.
- Choisissez le type (par exemple Onboarding Form) — utilisez Show more pour lire ce que fait chacun — et confirmez avec OK.
- Dans l’onglet Configurations, donnez un titre et une description au formulaire. Sous E-mail configurations, vous pouvez cocher Send a copy to the user et ajouter une CC e-mail address.
- Passez à l’onglet Questions et cliquez sur + Add Question pour chaque champ.
- Sur chaque carte de question, saisissez le texte de la question et choisissez un type : Short Answer, Paragraph, Multiple Choice, Radio Button, Dropdown, Date, Birthday, Select Training Groups, Add Children ou Attach Documents.
- (Essentiel pour l’accueil) Utilisez la liste déroulante de droite pour associer la réponse à un champ de la fiche membre — First name, Last name, Birthday, Email, Phone number, Observations ou un champ personnalisé. C’est ce qui permet aux réponses d’être recopiées automatiquement dans la fiche du membre.
- Utilisez Required pour rendre une question obligatoire ; Add Option pour ajouter des choix. Puis Save.
Ce que vit un nouveau membre
Section intitulée « Ce que vit un nouveau membre »La visite ci-dessus suit un nouveau membre du lien jusqu’à l’e-mail de bienvenue :
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L’invitation. Sur le tableau de bord, Invitation d’inscription copie le lien de votre club avec le formulaire d’accueil joint. Le lien ne porte le formulaire qu’une fois celui-ci enregistré comme Formulaire d’accueil. Dans Paramètres → Link sharing, vous choisissez où il s’ouvre : dans l’app mobile ou (Club PRO) avec Force Web App Redirect dans le navigateur, sans rien installer.
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Inscription. Dans le navigateur, la page de votre club s’ouvre sur Connexion. Le nouveau membre touche Créer un compte, et sa demande arrive aussitôt dans Membres → Nouveaux membres.
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Le niveau d’abord, puis votre formulaire. L’app web demande d’abord le sport et le niveau (omis dans la visite), puis affiche votre formulaire d’accueil. Avec Passer pour l’instant, il peut le remplir plus tard.
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Accepter. Une fois le formulaire enregistré, la demande l’indique comme Terminé. Quand vous acceptez, les réponses liées à des champs de la fiche (comme le prénom et le nom) sont copiées dans la fiche du membre.
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E-mail de bienvenue. Si vous en avez configuré un dans Marketing → E-mail de bienvenue (Community et Club PRO), il part une seule fois, quand vous acceptez le membre — pas quand il envoie le formulaire. Il est envoyé depuis Volley World App, avec le prénom du membre là où l’e-mail utilise un espace réservé comme
{{firstName}}. Voir E-mail de bienvenue.Vous n’avez pas à le concevoir vous-même : le Robot Volley World le rédige aux couleurs de votre club à partir de quelques instructions, et vous pouvez modifier n’importe quel texte directement dans l’aperçu.
Types de questions avec leurs propres réglages
Section intitulée « Types de questions avec leurs propres réglages »Deux types comportent une configuration supplémentaire sur la carte de question :
- Add Children — inscrit les enfants d’un parent comme membres pendant sa demande d’adhésion. Sous Child fields configuration, vous choisissez ce que demande chaque ligne « enfant » (First Name, Last Name et Password sont toujours collectés ; Collect email, Collect birthday et Collect phone number sont facultatifs) et vous définissez Max children, le nombre d’enfants qu’une soumission peut inscrire. Voir créez une section jeunes.
- Select Training Groups — permet au candidat de choisir son groupe. Vous pouvez masquer l’aperçu des horaires et exclure ou ajouter des groupes précis.
Add Children et Select Training Groups sont des notions propres aux formulaires d’adhésion et ne sont pas proposées sur les formulaires d’inscription à une compétition.
Dépannage
Section intitulée « Dépannage »« Onboarding Form already exists »
Un club ne peut avoir qu’un seul formulaire d’accueil actif. En créer un nouveau convertit le formulaire existant en Standard Form. Confirmez pour continuer, ou modifiez plutôt le formulaire d’accueil existant.
L’onglet Answers est grisé
L’onglet Answers est désactivé tant que vous n’avez pas enregistré le formulaire une première fois. Enregistrez depuis l’onglet Configurations, et il devient disponible.
Les réponses ne sont pas recopiées dans les fiches membres
Seules les questions associées à un champ de la fiche membre (étape 6) sont recopiées automatiquement. Les questions laissées sur None sont stockées comme réponses mais pas écrites dans la fiche.