E-mail de bienvenue
Ce que vous allez obtenir : chaque nouveau membre reçoit un e-mail de bienvenue de votre club, à vos couleurs — rédigé pour vous par le Robot Volley World.
Prérequis : une formule Community ou Club PRO active. Si la formule expire, les envois s’arrêtent.
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Un nouveau joueur rejoint votre club dans l'application Volley World. Dès que vous l'acceptez, il reçoit un e-mail de bienvenue de votre club. Et pas besoin de l'écrire vous-même en code : c'est le robot qui l'écrit.
Dans le Club Manager, ouvrez Marketing, E-mail de bienvenue. C'est inclus dans Community et Club PRO. Étape un : activez-le.
Étape deux : rédigez-le, avec le robot Volley World. Vous avez déjà votre propre modèle d'e-mail ? Collez-le à la place. Ajoutez votre site web, si vous en avez un, et cliquez sur Utiliser les couleurs de mon site : le robot reprend les couleurs et le logo de votre club. Puis dites au robot quoi écrire. Une proposition est déjà prête, à partir du nom, des sports, de la ville et du contact de votre club. Modifiez ce que vous voulez, par exemple : mentionnez notre entraînement débutants du mardi.
Cliquez sur Rédiger mon e-mail. Environ trente secondes plus tard, il est rédigé, objet compris. Et vous pouvez encore tout modifier.
Étape trois : l'aperçu, aux couleurs de votre club, sur ordinateur ou sur mobile. Tout est bon ? Enregistrer.
Désormais, chaque membre que vous acceptez le reçoit dans sa boîte de réception. Le robot ne voit que les informations publiques de votre club et vos instructions, jamais les données de vos membres : les prénoms sont ajoutés au moment de l'envoi.
Un accueil chaleureux, aux couleurs de votre club. C'est aussi simple que ça !
Comment ça marche
Section intitulée « Comment ça marche »Vous dites au robot ce que l’e-mail doit contenir, il rédige l’objet et l’e-mail en une trentaine de secondes, et vous voyez tout de suite le résultat dans l’aperçu. Modifiez n’importe quel texte sur place, demandez une autre version, enregistrez et activez. Aucune connaissance en HTML n’est nécessaire.
Quand il est envoyé, et de qui il vient
Section intitulée « Quand il est envoyé, et de qui il vient »- Il part quand vous acceptez une demande d’adhésion, pas à l’arrivée de la demande. Une personne encore dans votre liste en attente n’a reçu aucun e-mail.
- Il est envoyé une seule fois par membre, automatiquement. Il n’y a pas de bouton d’envoi.
- Il arrive depuis noreply@volleyworldapp.com — cette adresse n’accepte pas les réponses, alors indiquez un vrai contact dans l’e-mail si vous voulez qu’on vous réponde (la proposition du robot demande déjà les coordonnées de votre club).
- Il vaut pour tout le club : un seul e-mail, configuré une fois, identique pour chaque nouveau membre et pour chaque organisateur qui l’accepte.
Le rédiger avec le robot
Section intitulée « Le rédiger avec le robot »- Ouvrez Marketing → E-mail de bienvenue.
- Sous Que doit écrire le robot ?, vous trouvez une proposition préparée par le robot à partir des informations de votre club : nom, sports, ville et contact. Modifiez ce que vous voulez : le ton, ce qu’il faut apporter au premier entraînement, les horaires, à qui s’adresser.
- (Facultatif) Sous les instructions, vous voyez les deux couleurs de l’e-mail — Couleurs Volley World tant que vous n’y touchez pas. Cliquez sur Modifier, saisissez Votre site web (facultatif) puis cliquez sur Utiliser les couleurs de mon site.
- Cliquez sur Rédiger mon e-mail. Au bout d’une trentaine de secondes, l’e-mail apparaît dans l’aperçu, avec son Objet.
- Vous voulez autre chose ? Écrivez-le dans Demandez-moi une modification… (par exemple « plus court » ou « ajoutez les horaires ») et cliquez sur Nouvelle version. Pour reprendre toute la consigne, cliquez sur Modifier les instructions puis sur Le rédiger à nouveau.
- Placez l’interrupteur à côté du titre sur Activé et cliquez sur Sauvegarder. Vous voyez E-mail de bienvenue enregistré.
Chaque club peut demander au robot jusqu’à 10 brouillons par jour ; le compteur à côté du bouton indique où vous en êtes (Brouillons aujourd’hui : 3/10). Chaque tentative compte, même celle qui échoue. Le robot écrit dans la langue de votre Club Manager.
L’ajuster vous-même
Section intitulée « L’ajuster vous-même »- Texte : cliquez sur n’importe quel texte de l’aperçu et tapez par-dessus. Seul le texte change ; la mise en page, les couleurs et les images restent telles quelles. Utilisez Ordinateur et Mobile pour vérifier les deux affichages.
- Touche personnelle :
{{firstName}},{{fullName}}et{{clubName}}sont remplis pour chaque membre à l’envoi. Dans l’aperçu, ils s’affichent avec un exemple (comme Laura). Vous pouvez aussi les utiliser dans l’Objet — la ligne grise en dessous montre comment il apparaîtra. - Images : le robot n’utilise que le logo de votre club. Pour ajouter des photos, modifiez le HTML (ci-dessous).
- Options : CC (facultatif) envoie une copie de chaque e-mail de bienvenue à 3 adresses au maximum, séparées par des virgules. Modifier le HTML ouvre le code de l’e-mail — collez-y votre propre modèle complet si vous en avez déjà un.
Rien n’est appliqué avant d’avoir cliqué sur Sauvegarder : jusque-là, la barre du bas affiche Modifications non enregistrées. Besoin d’un coup de main ? Écrivez à hola@volleyworldapp.com.
Ce que reçoit le membre
Section intitulée « Ce que reçoit le membre »L’e-mail porte le nom, le logo et les couleurs de votre club et salue le nouveau membre par son prénom — c’est ce qui arrive dans sa boîte de réception.
Dépannage
Section intitulée « Dépannage »L’interrupteur refuse de s’activer
L’e-mail de bienvenue nécessite une formule Community ou Club PRO active. Sans elle, l’interrupteur affiche Une fonction Community ou Club PRO et reste éteint. Choisissez une formule pour l’activer — vous pouvez préparer l’e-mail avant. La formule est revérifiée à chaque envoi : une formule expirée arrête donc aussi les envois, et l’écran affiche alors Les e-mails de bienvenue sont interrompus.
Un membre a été accepté mais n’a reçu aucun e-mail
Les raisons les plus fréquentes :
- La formule n’était pas Community ou Club PRO active au moment de l’acceptation.
- L’interrupteur était éteint — ou activé mais pas sauvegardé — lors de l’acceptation.
- La personne a rejoint le club avant que vous n’activiez la fonction.
- Son profil n’a pas d’adresse e-mail, ou pas exactement une adresse valide (par exemple deux adresses dans un même champ).
Tout cela se décide au moment de l’acceptation et n’est pas réexaminé ensuite : activer l’e-mail ou changer de formule ne l’enverra pas à quelqu’un de déjà accepté. Cela s’applique aux membres acceptés à partir de ce moment-là.
Le robot dit que j’ai utilisé les brouillons du jour
Chaque club dispose de 10 brouillons par jour, partagés par tout le staff. La limite repart le lendemain. En attendant, vous pouvez toujours modifier le texte dans l’aperçu, modifier le HTML et sauvegarder.
Le robot n’a pas pu rédiger l’e-mail
Il arrive qu’un brouillon échoue ou prenne trop de temps (Le robot n’a pas pu rédiger l’e-mail cette fois). Cliquez sur Réessayer pour renvoyer les mêmes instructions. Si le robot répond qu’il ne peut pas rédiger cela, modifiez vos instructions et restez sur l’accueil des nouveaux membres de votre club. Si le robot n’est pas disponible du tout, ouvrez Options › Modifier le HTML et collez votre propre modèle.
Les couleurs de mon site n’ont pas été reprises
Si votre site ne s’ouvre pas ou n’affiche pas de couleurs claires, le robot utilise les couleurs Volley World et vous le signale sous la ligne des couleurs. Vérifiez que l’adresse est complète (https://…) et cliquez à nouveau sur Utiliser les couleurs de mon site.
Des parties de mon HTML ont disparu
Pour la sécurité de vos membres, chaque e-mail de bienvenue est nettoyé avant l’envoi : scripts, formulaires, cadres intégrés et tout ce qui exécute du code sont retirés ; les liens ne fonctionnent que s’ils mènent à une page web, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone, et les images ne s’affichent que si leur adresse commence par https://. Construisez votre modèle avec des tableaux et des styles en ligne, hébergez les images sur une adresse https://, et il arrivera tel que vous l’avez conçu.
L’enregistrement indique qu’il manque quelque chose
Interrupteur activé, l’Objet est obligatoire (Ajoutez un objet avant d’activer l’e-mail.). Le champ CC (facultatif) accepte jusqu’à 3 adresses valides séparées par des virgules — corrigez ou retirez les autres, puis sauvegardez à nouveau.