Ajoutez un entraîneur ou un secrétaire
Ce que vous obtiendrez : votre entraîneur ou secrétaire reçoit une invitation par e-mail qui détaille exactement ce qu’il pourra faire. Dès qu’il l’accepte, il apparaît dans la liste de votre équipe avec une fiche membre, son propre identifiant et les permissions que vous avez confirmées — rien n’est créé avant.
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Dans ton club, tout le monde a besoin du passe-partout ? Bien sûr que non ! Ton entraîneur a besoin de la salle, ta secrétaire du bureau. Et le coffre-fort ? Il est pour toi, l’administrateur. La règle d’or : donne à chacun uniquement ce dont son poste a besoin. Tu pourras toujours en ajouter plus tard. D’abord : une personne, un compte. Ne partage jamais un identifiant, même pas avec ton meilleur entraîneur. Les invitations sont personnelles, et chacun choisit son propre mot de passe. Fais-le long : une petite phrase vaut mieux qu’un petit mot. Et pas de post-it !
Invitons quelqu’un. Dans le Club Manager, ouvre Paramètres, puis Rôles, et clique sur Inviter.
Ajoute son prénom, son nom et son e-mail, puis choisis un rôle : Entraîneur ou Secrétaire. Le rôle n’est qu’un point de départ : tu confirmes ses droits, interrupteur par interrupteur. Envoie l’invitation. La personne accepte par e-mail, choisit un mot de passe, et c’est bon. Le lien est valable quatorze jours.
Quels interrupteurs ont du sens ? Voici Marc, notre entraîneur. Il travaille depuis son téléphone : programme, groupes d’entraînement et niveaux des joueurs, et il peut consulter les fiches des membres.
Ana est notre secrétaire, un rôle Club PRO. Elle travaille à son bureau : membres, formulaires, données principales et tableau de bord. Par défaut, aucun des deux n’a les clés de la caisse ni la gestion des rôles. Celles-ci restent chez toi.
Chaque interrupteur a deux niveaux. Voir, c’est regarder. Éditer, c’est modifier. Avec Voir sur le programme, Marc voit le calendrier. Avec Éditer, il peut ajouter et modifier des événements. Pareil pour les fiches des membres. Dans le doute, commence par Voir.
Et voici le plus sympa : tu choisis aussi ce que ton équipe voit sur l’écran d’accueil de son app. Sélectionne des widgets comme Demandes d’adhésion, Formulaires ou Forfaits d’entraînement, et fixe l’ordre. Marc ouvre l’app, et les tâches du club l’attendent. Astuce : garde le widget Paiements pour les personnes qui gèrent l’argent.
Les gens vont et viennent. Quand quelqu’un part, ouvre sa fiche, remets-le en Membre et sauvegarde, le jour même. Et une fois par saison, vérifie ton équipe : les interrupteurs sont-ils toujours adaptés à chaque poste ? Les bonnes clés pour les bonnes personnes. Et voilà !
Prérequis : vous êtes l’organisateur principal du club (l’Administrateur qui l’a créé), et votre formule dispose d’une place d’équipe libre — les invitations en attente comptent dans les places, et la fenêtre vous indique combien sont utilisées.
Où le trouver
Section intitulée « Où le trouver »Dans Club Manager, ouvrez Paramètres → Rôles. La première tuile sous Choisissez un membre de l’équipe est la tuile Inviter — votre équipe actuelle est listée juste à côté. Seul l’organisateur principal voit cette tuile.
- Cliquez sur la tuile Inviter — Entraîneur ou secrétaire.
- Saisissez son prénom, son nom et son e-mail (obligatoires). Le téléphone et le genre sont facultatifs.
- Choisissez son rôle :
- Entraîneur — prévu pour mener les entraînements depuis le téléphone : le programme, les groupes d’entraînement et les niveaux des joueurs, plus une consultation en lecture seule des fiches membres.
- Secrétaire — prévu pour tenir le secrétariat sur le web et sur le téléphone : membres, groupes, formulaires, données principales et réservations de terrains. Aucun droit sur les paiements par défaut. Exige Club PRO, et un club ne peut en avoir qu’un seul (une invitation Secrétaire en attente occupe aussi la place).
- Cliquez sur Continuer.
- Confirmez ses droits. La matrice de permissions s’ouvre, préremplie avec la sélection recommandée pour le rôle — cochez ou décochez ce que vous voulez avant l’envoi. Cette liste exacte figure aussi dans l’e-mail d’invitation : la personne voit ce qui lui est accordé. Choisissez ensuite les widgets de l’écran d’accueil de son application mobile — voir Widgets de l’écran d’accueil.
- Cliquez sur Envoyer l’invitation.
Administrateur · Club ManagerDans Club Manager, ouvrez Paramètres → Rôles. Seul l’organisateur principal voit la carte Inviter.
Administrateur · Club ManagerSaisissez son nom et son e-mail, puis choisissez Entraîneur ou Secrétaire.
Administrateur · Club ManagerLes droits partent de la sélection recommandée pour le rôle : ajustez-les, puis envoyez l’invitation.
Entraîneur invité · son téléphoneMarc reçoit un e-mail qui liste exactement les droits confirmés. Votre équipe affiche « Invitation en attente ».
Entraîneur invité · son téléphoneMarc choisit un mot de passe et accepte. Le compte est créé avec l’e-mail déjà vérifié.
Des deux côtésLa carte en attente devient un membre de l’équipe avec les droits confirmés — aucune deuxième configuration.
club-manager/setup/add-staff-03.pngDeuxième étape de la fenêtre d'invitation : la matrice de permissions à confirmer avant l'envoiCe que reçoit la personne
Section intitulée « Ce que reçoit la personne »Un e-mail aux couleurs de Volley World, envoyé depuis hola@volleyworldapp.com, qui mentionne votre nom et celui de votre club, le rôle et la liste des droits que vous avez confirmés. Le lien qu’il contient est valable 14 jours. L’e-mail et la page derrière le lien n’existent qu’en espagnol et en anglais : ils sont en espagnol si votre Club Manager est en espagnol, et en anglais dans toutes les autres langues, français compris. Ce qui se passe quand la personne clique dépend de sa situation :
- Elle n’a jamais utilisé Volley World — la page lui demande de choisir un mot de passe (au moins 8 caractères ; une phrase de passe plus longue est préférable). En acceptant, elle obtient son compte avec l’e-mail déjà vérifié, sa fiche membre dans votre club et le rôle staff avec les permissions que vous avez confirmées. Elle se connecte avec son e-mail et le mot de passe choisi.
- Elle a déjà un compte Volley World — en acceptant, tout est rattaché à ce compte. Une fiche membre n’est créée que si elle n’en a pas déjà une dans votre club ; il n’y a jamais de compte ni de fiche en double.
- Elle travaille déjà pour un autre club — l’invitation ne peut même pas être envoyée. Le staff Volley World appartient à un seul club à la fois : la personne doit ouvrir l’application mobile et supprimer son adhésion au club précédent (ce qui la retire aussi du staff de ce club) ; vous pourrez ensuite l’inviter.
Tant que l’invitation est en attente
Section intitulée « Tant que l’invitation est en attente »La personne apparaît dans la liste de votre équipe sous la forme d’une tuile grisée Invitation en attente. Touchez-la pour renvoyer l’invitation (un nouveau lien part — au maximum une fois par heure) ou pour la retirer. Un lien retiré ou expiré cesse immédiatement de fonctionner ; les invitations en attente occupent une place d’équipe jusqu’à ce qu’elles soient acceptées, retirées ou expirées.
Une fois l’invitation acceptée
Section intitulée « Une fois l’invitation acceptée »La personne fait partie de l’équipe avec les permissions que vous avez déjà confirmées — il n’y a pas de deuxième étape de configuration. Vous pouvez toujours ajuster son accès à tout moment : sélectionnez-la dans la liste de l’équipe et modifiez la matrice, comme décrit dans Rôles et permissions.
Pour un entraîneur, l’étape suivante habituelle consiste à l’affecter à ses groupes d’entraînement — voir Groupes et entraîneurs.
Quand quelqu’un s’en va
Section intitulée « Quand quelqu’un s’en va »Retirez son accès le jour même : ouvrez sa tuile, passez le rôle en Membre et sauvegardez — la personne reste membre de votre club, sans accès staff. Une invitation en attente dont vous n’avez plus besoin : ouvrez la tuile et retirez-la.
Dépannage
Section intitulée « Dépannage »Le bouton Continuer est grisé et la barre en haut est rouge
Les places d’équipe de votre formule sont toutes occupées — les invitations en attente comptent aussi. La barre de la fenêtre indique combien de places votre formule comprend ; passez à une formule supérieure, retirez une invitation en attente ou libérez une place.
Impossible de sélectionner Secrétaire
Soit votre formule n’est pas Club PRO, soit un Secrétaire est déjà attribué ou invité — un club en a exactement un. Ajoutez la personne comme Entraîneur, ou réglez d’abord la question du Secrétaire existant.
« Impossible d’inviter cette personne : elle travaille déjà pour… »
Les comptes staff appartiennent à un seul club à la fois. La personne doit ouvrir l’application Volley World et supprimer son adhésion à l’autre club ; l’invitation part ensuite normalement.
La personne dit que le lien ne fonctionne pas
Les liens expirent au bout de 14 jours, et renvoyer ou retirer l’invitation remplace l’ancien lien. Ouvrez sa tuile en attente et renvoyez l’invitation — le nouvel e-mail contient un nouveau lien.
Je ne vois pas la tuile Inviter
Seul l’organisateur principal du club peut inviter du staff. Les autres membres de l’équipe ne peuvent ni envoyer d’invitations ni modifier les rôles, quelles que soient leurs permissions.