Rôles et permissions
Ce que vous obtiendrez : chaque membre du staff peut faire exactement ce que son travail exige — ni plus, ni moins.
Prérequis : seul l’organisateur principal (l’Administrateur du club) peut modifier les rôles et les permissions. Si la personne ne fait pas encore partie de votre staff, invitez-la comme entraîneur ou secrétaire d’abord — elle reçoit sa fiche membre et son accès dès qu’elle accepte.
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Dans ton club, tout le monde a besoin du passe-partout ? Bien sûr que non ! Ton entraîneur a besoin de la salle, ta secrétaire du bureau. Et le coffre-fort ? Il est pour toi, l’administrateur. La règle d’or : donne à chacun uniquement ce dont son poste a besoin. Tu pourras toujours en ajouter plus tard. D’abord : une personne, un compte. Ne partage jamais un identifiant, même pas avec ton meilleur entraîneur. Les invitations sont personnelles, et chacun choisit son propre mot de passe. Fais-le long : une petite phrase vaut mieux qu’un petit mot. Et pas de post-it !
Invitons quelqu’un. Dans le Club Manager, ouvre Paramètres, puis Rôles, et clique sur Inviter.
Ajoute son prénom, son nom et son e-mail, puis choisis un rôle : Entraîneur ou Secrétaire. Le rôle n’est qu’un point de départ : tu confirmes ses droits, interrupteur par interrupteur. Envoie l’invitation. La personne accepte par e-mail, choisit un mot de passe, et c’est bon. Le lien est valable quatorze jours.
Quels interrupteurs ont du sens ? Voici Marc, notre entraîneur. Il travaille depuis son téléphone : programme, groupes d’entraînement et niveaux des joueurs, et il peut consulter les fiches des membres.
Ana est notre secrétaire, un rôle Club PRO. Elle travaille à son bureau : membres, formulaires, données principales et tableau de bord. Par défaut, aucun des deux n’a les clés de la caisse ni la gestion des rôles. Celles-ci restent chez toi.
Chaque interrupteur a deux niveaux. Voir, c’est regarder. Éditer, c’est modifier. Avec Voir sur le programme, Marc voit le calendrier. Avec Éditer, il peut ajouter et modifier des événements. Pareil pour les fiches des membres. Dans le doute, commence par Voir.
Et voici le plus sympa : tu choisis aussi ce que ton équipe voit sur l’écran d’accueil de son app. Sélectionne des widgets comme Demandes d’adhésion, Formulaires ou Forfaits d’entraînement, et fixe l’ordre. Marc ouvre l’app, et les tâches du club l’attendent. Astuce : garde le widget Paiements pour les personnes qui gèrent l’argent.
Les gens vont et viennent. Quand quelqu’un part, ouvre sa fiche, remets-le en Membre et sauvegarde, le jour même. Et une fois par saison, vérifie ton équipe : les interrupteurs sont-ils toujours adaptés à chaque poste ? Les bonnes clés pour les bonnes personnes. Et voilà !
Comment ça marche, en une minute
Section intitulée « Comment ça marche, en une minute »- L’organisateur principal (le créateur du club) possède toutes les permissions, en permanence, et il est le seul à pouvoir donner des accès aux autres.
- Pour tous les autres, l’accès découle d’une matrice de cases à cocher — pas du nom du rôle.
- Chaque permission comporte Voir (peut l’ouvrir et la consulter) et Éditer (peut la modifier — créer, mettre à jour, supprimer et, dans certains domaines, déplacer de l’argent).
- Éditer implique Voir, et tout ce que vous ne cochez pas est refusé.
- Dans Club Manager, ouvrez Paramètres → Rôles. Sous Choisissez un membre de l’équipe, vous voyez votre équipe.
- Cliquez sur la tuile de la personne. Personnaliser l’accès des membres s’ouvre avec trois cartes.
- Rôle — choisissez Entraîneur, Secrétaire (Club PRO, un seul par club) ou Membre (retire tout accès staff). Administrateur est l’organisateur principal et ne peut être attribué à personne d’autre.
- Permissions — cochez ce dont la personne a besoin. Chaque fonctionnalité a une colonne Voir et une colonne Éditer — cocher Éditer coche automatiquement Voir. Les deux cases en haut basculent une colonne entière.
- Écran d’accueil (widgets) — choisissez les widgets qu’elle verra sur l’écran d’accueil de son application mobile, et faites-les glisser pour les ordonner.
- Cliquez sur Sauvegarder. Vous verrez Rôle mis à jour.
Les permissions les plus sensibles
Section intitulée « Les permissions les plus sensibles »| Permission | Pourquoi elle est sensible |
|---|---|
| Rapports › Paiements › Éditer | 💰 Autorise les remboursements — de l’argent réel qui quitte votre compte Stripe. Également les débits et les paiements ponctuels. |
| Gestion de l’équipe › Gestion des rôles | Ouvre l’éditeur de rôles. La modification des rôles et des permissions reste réservée à l’organisateur principal : laissez cette case décochée pour tous les autres. |
| Bon cadeau › Éditer | Émet et invalide des bons (équivalents à de l’argent). |
| Marketing › Campagnes › Éditer | Peut appuyer sur envoyer pour une campagne — touchant l’ensemble de vos membres (push + e-mail). Voir permet seulement de rédiger et de lire les rapports. |
| Accès à l’application › Competition Manager | ⚠️ Aucun mode lecture seule — l’accès signifie le contrôle total des tournois, y compris leur clôture (irréversible). |
| Groupes de membres › Éditer | Créer, renommer et supprimer des groupes d’entraînement. (Facturer un groupe est distinct : cela demande Rapports › Paiements › Éditer.) |
| Tout export | Les exports de membres, d’abonnés et de tournois contiennent des données personnelles (noms, e-mails, réponses aux formulaires). Le RGPD s’applique. |
Widgets de l’écran d’accueil
Section intitulée « Widgets de l’écran d’accueil »Le staff voit un tableau de bord sur l’écran d’accueil de son application Volley World : les widgets que vous avez choisis, dans votre ordre. Ce sont des résumés avec des raccourcis : Centre d’annonces, Événements organisés, Demandes d’adhésion, Formulaires, Forfaits d’entraînement, Paiements, Événements spéciaux et Chef d’équipe.
Bonnes pratiques
Section intitulée « Bonnes pratiques »- Un compte par personne. Invitez chaque entraîneur avec sa propre adresse e-mail — ne partagez jamais un identifiant. Vous pourrez ainsi modifier ou retirer une personne sans toucher aux autres.
- Moindre privilège — partez de la sélection recommandée et retirez ce dont le poste n’a pas besoin. Vous pourrez toujours en ajouter plus tard.
- Accordez d’abord Voir, ajoutez Éditer uniquement là où la personne doit réellement modifier des choses.
- Gardez les clés de l’argent en cercle restreint — Paiements › Éditer, Bon cadeau, Ventes et Facturation pour le trésorier ou le propriétaire, pas pour les entraîneurs.
- Des mots de passe forts et uniques. L’application exige au moins 8 caractères ; demandez à votre staff une phrase de passe plus longue, utilisée nulle part ailleurs.
- Retirez l’accès le jour même du départ — passez la personne en Membre et retirez toute invitation en attente.
- Faites le point à chaque saison — qui fait encore partie de l’équipe, et ses cases et widgets correspondent-ils toujours à son poste ?
Points de départ recommandés
Section intitulée « Points de départ recommandés »Quand vous invitez quelqu’un, la matrice de permissions part de ces sélections. Ajustez-les avant l’envoi.
| Personne | Point de départ |
|---|---|
| Entraîneur | Accès à l’application › Application mobile · Programme › Événements (Éditer) · Données des membres › Fichiers des membres (Voir) · Groupes de membres (Éditer) · Hiérarchie du club › Affectations (Éditer) · Terrains › Réservations (Voir) · Camps de volley-ball › Organisation (Éditer) |
| Secrétariat | Accès à l’application › Club Manager + Application mobile · Tableau de bord (Voir) · Données des membres, Groupes de membres, Formulaires, Données principales (Éditer) · Rapports › KPIs (Voir) · Programme (Voir) · Terrains › Réservations (Éditer) · Camps de volley-ball › Gérer (Voir) |
Aucune de ces sélections n’inclut de droits sur l’argent ou sur les rôles. Les autres postes n’ont pas de sélection prédéfinie — un trésorier reçoit généralement Rapports › Paiements (Voir + Éditer), Ventes et Bon cadeau ; un organisateur de tournoi, Accès à l’application › Competition Manager.
Dépannage
Section intitulée « Dépannage »La personne n’arrive pas du tout à ouvrir Club Manager
Entrer dans l’application web exige Accès à l’application › Club Manager avec Voir et Éditer cochés. Sans cette permission, elle n’obtient qu’un écran d’accès refusé — même si vous avez coché d’autres permissions. La sélection Entraîneur ne l’inclut pas : les entraîneurs travaillent depuis l’application mobile, sauf si vous l’activez.
La personne n’arrive pas à ouvrir la gestion du club sur son téléphone
C’est une permission distincte : Accès à l’application › Application mobile.
Secrétaire est grisé avec un badge « Mettre à niveau »
Secrétaire exige Club PRO, et un club ne peut en avoir qu’un seul. Passez à une formule supérieure, ou utilisez Entraîneur en Free/Community.
Je n’arrive pas à changer mon propre rôle
L’organisateur principal ne peut pas changer son propre rôle (Vous êtes l’administrateur et ne pouvez pas modifier votre propre rôle.), et le rôle d’Administrateur ne peut pas être transmis dans l’application. Si votre club change de mains, contactez le support Volley World.