Groupes et entraîneurs

Rôle requisStaff : Groupes de membres

Ce que vous obtiendrez : des groupes d’entraînement organisés, chacun avec ses entraîneurs, ses niveaux, son horaire hebdomadaire et ses membres.

Prérequis : la permission de consultation Member Groups. Les entraîneurs se choisissent parmi le staff de votre club : définissez donc d’abord les rôles.

Ouvrir dans Club Manager→

Étapes

1. Ouvrez Groups dans la barre latérale (en-tête Member Groups) et cliquez sur + Add Group.
2. Sous Basic Information, ajoutez une image de groupe et renseignez le Group name et la description.
3. Sous Group Configuration, définissez le Status (Looking for Players, Looking for Substitution Players, Full ou Archived), choisissez les Levels concernés et sélectionnez les Coaches (jusqu’à 12).
4. Sous Schedule & Location, touchez les pastilles de jours de la semaine pour définir les jours d’entraînement et leurs horaires, puis indiquez le lieu.
5. Sous Privacy Settings, choisissez ce qui est visible publiquement.
6. Cliquez sur Save. Une fois enregistré, une section Members vous permet d’ajouter des personnes et de les déplacer entre members, waitlist et interested, et un bouton Share copie un lien d’adhésion.

Les trois listes

Chaque groupe tient trois listes distinctes, et une personne ne figure jamais que sur une seule :

• Members — réellement dans le groupe. C’est le nombre affiché dans le tableau des groupes, et la seule liste que la section de facturation du groupe facture.
• Waitlist — en file pour une place, ou en remplacement.
• Interested — les joueurs qui se sont manifestés eux-mêmes, en répondant à une question sur les groupes d’entraînement dans l’un de vos formulaires.

Déplacez n’importe qui d’une liste à l’autre avec le bouton Move to sur sa ligne, ou depuis sa propre fiche membre.

Attention

Rien ne vous prévient quand quelqu’un se déclare intéressé — pas de notification, pas de badge, pas de compteur d’attente. L’intérêt apparaît simplement dans la troisième liste du groupe et y reste jusqu’à ce que vous promouviez la personne vous-même. Si vous utilisez des formulaires pour recueillir les intérêts, prenez l’habitude d’ouvrir le groupe et de consulter cette liste.

Note

Chacune des trois listes affiche au maximum 50 personnes, et le compteur à côté de chacune compte ce qu’elle a chargé. Pour connaître la taille réelle d’un groupe, utilisez la colonne Quantity Members du tableau des groupes, qui est complète.

Ce qu’affiche la colonne Payment

Le tableau des membres comporte une colonne Payment, et elle montre exactement une chose : le débit le plus récent de ce membre, sous forme de date et de montant, ou un tiret s’il n’y en a pas. Ce n’est ni un historique de paiements ni un statut payé/impayé. Les forfaits d’entraînement n’y figurent pas du tout — ils vivent dans Ventes.

Le forum du groupe

Chaque groupe a son propre forum : un mur partagé où les personnes publient des messages, des photos, des vidéos et des fichiers, et aiment les publications des autres. C’est un mur plutôt qu’une conversation — il n’y a pas de réponses.

Les membres, les joueurs en liste d’attente et les entraîneurs y ont toujours accès. Sous Privacy Settings, Forum visible to public l’ouvre au-delà d’eux.

1. Ouvrez le groupe et cliquez sur Share pour copier son lien.
2. Envoyez ce lien aux personnes qui doivent utiliser le forum.
3. Elles l’ouvrent, se connectent, et l’onglet Forum est là.

Attention

Cocher Forum visible to public permet à toute personne connectée disposant du lien de publier, pas seulement de lire. Laissez l’option désactivée à moins de vouloir réellement un mur ouvert.

Note

Le forum s’atteint par le lien partagé, pas depuis le tableau des groupes — il n’y a ici aucun bouton qui l’ouvre.

Inscrire tout un groupe pour une saison

Vous pouvez inscrire un groupe entier à toute une saison de séances, mais cela mobilise les deux moitiés de la plateforme :

1. Ici, dans Club Manager, créez les séances de la saison dans l’Agenda sous forme d’une série d’événements, pour que toutes les dates partagent une même série.
2. Dans l’application Volley World, ouvrez n’importe quel événement de cette série, touchez l’icône d’ajout de participants, passez à l’onglet Member Groups et sélectionnez ce groupe.
3. Choisissez Sign up for all future events. Tout le monde dans le groupe est inscrit à cet événement et à tous les événements suivants de la même série.

Attention

Cela ne vérifie pas la capacité. Le maximum de l’événement n’est jamais comparé et le surplus n’est jamais basculé en liste d’attente — que les personnes arrivent comme inscrites ou en liste d’attente dépend du choix que vous faites avant de confirmer. Seul le premier événement envoie des notifications et, si un événement de la série échoue, les autres passent quand même, sans nouvelle tentative automatique.

Dépannage

L’enregistrement est bloqué

Le nom du groupe doit compter au moins trois caractères, et une image est obligatoire. Ajoutez les deux et enregistrez à nouveau.

« Maximum 12 coaches allowed »

Un groupe peut avoir jusqu’à 12 entraîneurs. Retirez-en un avant d’en ajouter un autre.

Je n’arrive pas à supprimer un groupe

La suppression n’est possible que lorsqu’exactement une ligne de groupe est sélectionnée. La suppression retire le groupe des dossiers de ses membres — les membres eux-mêmes sont conservés.

À lire aussi

• Rôles et permissions
• Données de base
• Accès des membres sur les événements