Créez une section jeunes
Ce que vous obtiendrez : les parents peuvent rejoindre votre club, inscrire leurs enfants en une seule fois, atterrir dans le bon groupe d’entraînement et payer les séances auxquelles ces enfants participent.
Prérequis : votre club est créé et, si les familles paient en ligne, Stripe est connecté.
1. Créez un groupe par créneau d’entraînement
Section intitulée « 1. Créez un groupe par créneau d’entraînement »Tout le reste dépend de vos groupes : commencez donc par là.
Un groupe de membres — aussi appelé groupe d’entraînement — est simplement une liste nommée des joueurs qui s’entraînent ensemble : « Kids Beginners », « U14 Compétition », « Équipe U18 ». Créez-en un pour chaque créneau réel de votre semaine, plutôt qu’un unique groupe appelé « Jeunes ». C’est le groupe que vous rattacherez plus tard à chaque séance d’entraînement pour décider qui peut la réserver : il doit donc coller à la réalité, un groupe = un ensemble d’enfants qui se présentent au même moment.
Chaque groupe porte les informations dont un parent a besoin pour choisir :
- Horaires d’entraînement — les créneaux par jour de la semaine et les heures de début/fin.
- Niveau — le niveau de club auquel le groupe s’entraîne.
- Entraîneurs, lieu et une photo.
- Statut du groupe — Looking for players, Looking for substitutes, Full ou Archived.
Réglez délibérément les paramètres de confidentialité de chaque groupe. Un groupe que les familles doivent pouvoir découvrir et choisir a besoin de Group visible to public ; sans cela, les détails du groupe restent cachés à quiconque n’en fait pas déjà partie. Club members visible to public publie en plus le nom des entraîneurs.
Placez les enfants dans le groupe
Section intitulée « Placez les enfants dans le groupe »Un groupe n’est utile qu’une fois qu’il contient des personnes, et c’est le club qui les y met. Enregistrez le groupe et une section Members apparaît en dessous : ajoutez-y chaque enfant qui s’entraîne sur ce créneau, et déplacez les personnes entre members, waitlist et interested à mesure que des places se libèrent. Un bouton Share copie un lien d’adhésion si vous préférez que les familles demandent à rejoindre le groupe et que vous les approuviez.
À la fin de cette étape, « U14 Compétition » doit littéralement correspondre à la dizaine d’enfants qui se présentent le mardi soir. Tous les détails : groupes et entraîneurs.
2. Restreignez chaque entraînement à son groupe — pas à un niveau
Section intitulée « 2. Restreignez chaque entraînement à son groupe — pas à un niveau »Quand vous mettez en ligne une séance d’entraînement, vous décidez qui a le droit de réserver une place. Volley World vous propose deux outils différents pour cela et, pour une section jeunes, c’est presque toujours le premier qu’il vous faut.
Accès par groupe de membres — « ces enfants-là »
Section intitulée « Accès par groupe de membres — « ces enfants-là » »Dans l’éditeur d’événement, ouvrez Advanced Options et activez Exclusive access for fix training/member groups. Choisissez l’entraîneur, ses groupes apparaissent sous forme de cartes, et vous cochez Free access (ce groupe peut réserver immédiatement) ou Preferred access (ce groupe est prioritaire pendant que les autres attendent). Toute personne qui n’appartient pas à un groupe autorisé atterrit sur la liste d’attente au lieu de prendre une place.
C’est exactement ce dont une séance jeunes a besoin. Les mêmes huit à dix enfants viennent au même créneau chaque semaine, et vous les avez déjà listés à l’étape 1 — rattacher ce groupe à l’événement signifie donc que ces enfants, et eux seuls, peuvent réserver. Voir accès des membres.
Restriction de niveau — « toute personne de ce niveau »
Section intitulée « Restriction de niveau — « toute personne de ce niveau » »Toujours sous Advanced Options, la Level Restriction limite un événement par niveau de jeu plutôt que par nom : une plage sur l’échelle Volley World, ou l’un de vos niveaux de club.
Cela convient à une séance ouverte. Si vous avez cent adultes de niveau intermédiaire dans le club et que vous voulez qu’ils puissent tous réserver l’entraînement intermédiaire du jeudi alors que les débutants ne le peuvent pas, une restriction de niveau règle cela en un seul paramètre — personne n’a envie d’entretenir une liste de cent noms. Voir restrictions de niveau.
Pour les entraînements jeunes, utilisez le groupe seul
Section intitulée « Pour les entraînements jeunes, utilisez le groupe seul »| Situation | Ce qu’il faut utiliser |
|---|---|
| Le même petit groupe d’enfants vient au même créneau chaque semaine | Accès par groupe de membres uniquement |
| Tout joueur d’un niveau donné peut venir | Restriction de niveau |
En résumé : si vous pouvez nommer les joueurs, utilisez le groupe. Si vous ne pouvez que les décrire, utilisez le niveau. Les sections jeunes relèvent presque toujours du premier cas.
3. Ajoutez la question « enfants » à votre formulaire d’adhésion
Section intitulée « 3. Ajoutez la question « enfants » à votre formulaire d’adhésion »C’est ce qui transforme la demande d’adhésion d’un parent en enfants inscrits. Sur votre formulaire d’adhésion, ajoutez une question de type Add Children.
- Ouvrez Forms, modifiez votre formulaire d’adhésion et ajoutez une question.
- Réglez le type de question sur Add Children. (C’est une notion propre au formulaire d’adhésion : elle n’est pas proposée sur les formulaires d’inscription à une compétition.)
- Sous Child fields configuration, choisissez ce que demande chaque ligne « enfant ». First Name, Last Name et Password sont toujours collectés. Vous pouvez en plus activer Collect email, Collect birthday et Collect phone number.
- Définissez Max children — le nombre d’enfants qu’un parent peut inscrire en une seule soumission.
Collect email est activé par défaut et mérite d’être conservé : c’est l’e-mail qui permet à l’enfant d’avoir son propre identifiant. Si vous le désactivez, une adresse fictive est attribuée à la place et l’enfant se retrouve avec un profil que le parent pilote.
Quand un parent envoie le formulaire, Volley World crée chaque enfant, le lie au parent et l’enregistre dans votre club comme membre pending avec le rôle familial Child — la fiche du parent est estampillée Parent dans la même famille. Approuvez-les comme n’importe quelle autre demande, via approuvez les demandes.
4. Décidez ce que paie une famille
Section intitulée « 4. Décidez ce que paie une famille »Les enfants paient via les mêmes produits que tout le monde — c’est vous qui décidez lesquels la section jeunes utilise :
- Abonnements pour une adhésion mensuelle récurrente par enfant.
- Forfaits d’entraînement pour un bloc de cours à consommer.
- Billets à l’unité pour le paiement au cours.
- Licences lorsqu’une licence fédérale s’applique.
Le parent achète chacun de ces produits pour un enfant précis : une famille avec trois enfants dans trois groupes peut donc détenir trois formules différentes sur un seul compte adulte.
5. Enregistrez les familles inscrites à la main
Section intitulée « 5. Enregistrez les familles inscrites à la main »Les enfants déjà présents dans votre club auparavant, ou inscrits au comptoir, peuvent être reliés directement sur la fiche membre : ouvrez le membre, allez dans l’onglet Family et ajoutez la relation. Voir familles.
Dépannage
Section intitulée « Dépannage »Les enfants ont été créés mais ne sont pas encore dans le club
Ils y sont — en tant que membres pending. Les inscriptions jeunes attendent une approbation comme toute autre demande d’adhésion. Voir approuvez les demandes.