Check-in QR des équipes

Rôle requisOrganisateur de tournoi

Ce que vous obtiendrez : un accueil serein, même sur un grand tournoi — chaque équipe qui arrive est enregistrée d’un scan ou d’un court code, le merchandising est remis article par article, et vous voyez à tout moment qui est arrivé et qui manque encore.

Où vous en êtes : les inscriptions sont closes et le jour des matchs est là (ou approche). Le check-in QR fonctionne aux côtés de tout le reste de l’Étape 4 · Gestion sur site.

Ouvrir dans Competition Manager→

Fonctionnalité Club PRO

Le check-in QR des équipes est inclus dans Club PRO. Sur les formules inférieures, l’interrupteur est verrouillé ; tout le reste de votre tournoi continue de fonctionner normalement.

Ce que cela fait

Quand la fonctionnalité est active sur un tournoi :

• Chaque équipe confirmée reçoit son propre QR code — dans son e-mail de confirmation d’inscription et sur l’écran de réservation dans l’application Volley World. À côté du QR, les joueurs voient aussi un court code d’accueil (8 caractères) qu’ils peuvent simplement lire à voix haute.
• Vous enregistrez les équipes à leur arrivée — en scannant le QR avec votre téléphone dans l’application Volley World, ou en saisissant le code d’accueil dans Competition Manager sur votre ordinateur.
• La remise du merchandising est suivie article par article. Si le formulaire d’inscription comportait des produits — maillots d’équipe inclus dans le tarif, ou articles achetés par les joueurs — la vue de check-in les liste, et vous confirmez chaque remise (« 2 maillots sur 3 remis »), avec une annulation en cas de faux clic.
• Tout atterrit dans l’historique de l’équipe — un enregistrement immuable de qui a enregistré l’équipe, à quel moment, et quels articles ont été remis. Votre staff comme l’équipe peuvent le consulter.

Screenshot pendingcompetition-manager/on-site/qr-checkin-01.pngLa boîte de dialogue QR Checkin dans Competition Manager avec l'interrupteur de la fonctionnalité et le champ de code d'accueil

Activez-le pour votre tournoi

1. Ouvrez votre tournoi dans Competition Manager et allez sur le tableau Teams.
2. Cliquez sur QR Checkin dans la barre d’outils (à côté des compteurs d’équipes).
3. Activez l’interrupteur. Dès cet instant, les e-mails de confirmation contiennent le bloc QR et les équipes voient leur code dans l’application.

Les codes existent dès le départ

Les codes de check-in sont créés pour chaque équipe dès l’inscription, que la fonctionnalité soit active ou non. Vous pouvez activer le check-in QR la veille au soir — ou même pendant l’événement — et le QR et le code d’accueil de chaque équipe fonctionnent immédiatement. Les équipes inscrites avant l’activation trouvent leur QR sur l’écran de réservation de l’application ; seules celles qui s’inscrivent ensuite le reçoivent par e-mail.

Enregistrer une équipe

Depuis votre téléphone (par scan) : ouvrez les outils d’administration du tournoi dans l’application Volley World et touchez l’icône de scan dans l’onglet Teams. Pointez la caméra sur le QR de l’équipe — l’application affiche l’équipe, ses joueurs et son merchandising, et vous confirmez le check-in d’une seule touche.

Depuis l’ordinateur (code d’accueil) : dans la même boîte de dialogue QR Checkin du tableau Teams, saisissez le code d’accueil de 8 caractères de l’équipe et appuyez sur Look up. Vous voyez d’abord la fiche de l’équipe — joueurs, statut, merchandising éventuel — et confirmez depuis là. Six caractères suffisent s’ils sont sans ambiguïté ; la recherche vous prévient s’il lui en faut davantage.

Les équipes enregistrées affichent le statut Checked In partout : dans le tableau des équipes, dans ses compteurs, et sur l’écran de réservation des joueurs eux-mêmes.

Screenshot pendingcompetition-manager/on-site/qr-checkin-02.pngLe scan du QR d'une équipe avec l'application mobile, affichant la fiche de l'équipe avec les joueurs et la liste de merchandising à remettre

Le code désigne l’équipe, pas la personne

Un QR ou un code d’accueil identifie l’équipe, pas un joueur en particulier. Celui qui le présente enregistre toute l’équipe. Si une équipe est en liste d’attente, disqualifiée ou supprimée, la vue de check-in l’indique et bloque l’enregistrement au lieu de l’accepter silencieusement.

Remettre le merchandising

Si l’équipe a acheté ou reçu des produits avec son inscription, la vue de check-in liste chaque article avec sa quantité :

• Touchez Hand out sur un article pour confirmer sa remise — une remise partielle est possible (« 2 sur 3 »).
• Faux clic ? Le petit bouton d’annulation revient en arrière.
• Chaque confirmation est inscrite dans l’historique de l’équipe avec votre nom et l’heure — sur un événement de 100 équipes, vous savez donc toujours quels maillots sont partis et lesquels non.

Le même état de remise apparaît dans le panneau de détail de l’équipe et dans l’export CSV du merchandising (une colonne Delivered) : la réconciliation après l’événement se fait d’un coup d’œil plutôt qu’à la main.

Bon à savoir

• Les nouveaux tournois que vous créez arrivent avec le check-in QR déjà activé (sur Club PRO). Les tournois créés avant l’existence de la fonctionnalité l’ont désactivé jusqu’à ce que vous l’activiez.
• L’interrupteur est propre à chaque tournoi — utilisez-le sur votre grand événement beach, passez-vous-en pour la petite ligue du vendredi.
• Si votre formule Club PRO expire, la fonctionnalité se met en pause automatiquement ; vos données (historique, traces de remise) sont conservées.
• Les joueurs ne voient jamais les commandes d’organisateur : avec la fonctionnalité désactivée, il n’y a tout simplement aucun bloc QR nulle part.

Et ensuite

Une fois toutes les équipes arrivées et en jeu, poursuivez avec le score en direct et le lien spectateur — et au coup de sifflet final, rendez-vous à l’Étape 5 · Clôture du tournoi.