Licences et conformité

Rôle requisPropriétaire du club Rôle requisStaff : Données des membres

Ce que vous obtiendrez : pour chaque joueur de la saison, vous savez où en est sa licence, si son certificat médical est valide et quels consentements la famille a donnés — et votre fédération reçoit la liste au format qu’elle demande.

Prérequis : la saison et les équipes sont configurées. Si les joueurs paient leur licence, le produit licence se trouve dans Ventes → Licences.

Ouvrir dans Club Manager

Un seul parcours pour chaque licence

Chaque joueur a un dossier de conformité par saison. Sa licence passe par cinq étapes :

Étape	Signification
Données en attente	Des informations personnelles ou des documents manquent encore.
Documents complets	Tout ce dont la fédération a besoin est au dossier.
Payée	Les frais de licence sont réglés.
Transmise	Le club a envoyé la licence à la fédération.
Active	La fédération l’a délivrée — avec son numéro et sa date de validité.

Une licence dont la validité est dépassée s’affiche comme Expirée, et un joueur dont le dossier n’est pas encore commencé s’affiche comme Non commencée.

Votre staff fait avancer une licence depuis la fiche du joueur ; le paiement d’un produit licence la fait passer à Payée automatiquement. Une fédération qui travaille dans l’application Fédération peut valider la licence elle-même — le numéro et la date de validité arrivent dans votre club au moment même où elle le fait.

Le dossier du joueur

Ouvrez un membre et allez dans l’onglet Conformité. Il contient, pour la saison :

Licence — statut, numéro, fédération et date de fin de validité.
Certificat médical — la date de fin de validité et le certificat téléversé.
Documents — pièce d’identité, photo, certificat médical, autorisation parentale et tout autre fichier, chacun avec sa date de téléversement et, le cas échéant, sa propre date d’expiration.
Consentements — consentement parental, droit à l’image et consentement au traitement des données, avec qui les a donnés et quand.

Joueurs et parents complètent eux-mêmes l’essentiel dans l’application Volley World : ils téléversent les documents et donnent leurs consentements depuis leur propre dossier, et votre staff les voit arriver.

Des consentements bien gérés

Le consentement parental des joueurs mineurs est donné par un parent relié.
Le droit à l’image d’un mineur ne compte que lorsque chaque parent relié l’a donné — un ou deux. D’ici là, le joueur est traité comme sans droit à l’image.
Un mineur sans droit à l’image est automatiquement écarté des photos publiques et des publications de résultats nominatives.

Vous pouvez aussi recueillir les consentements avec votre formulaire d’inscription : ajoutez une question Consentement avec votre texte, et choisissez si elle requiert les deux parents. Une question Joindre des documents peut être associée au type de document et à sa date de fin de validité, pour que le fichier téléversé arrive au bon endroit du dossier.

Des rappels avant toute expiration

Trente jours avant, sept jours avant et le jour même de l’expiration d’un certificat médical ou d’une licence, le joueur et ses parents reçoivent un rappel — par notification push et par e-mail — et votre staff reçoit un court récapitulatif de ce qui arrive à échéance. Plus besoin de tenir un tableur de dates.

Qui peut jouer

Ouvrez une équipe et cliquez sur Qui peut jouer. Chaque joueur de l’effectif affiche un oui ou un non clair pour le prochain match — licence active, certificat médical valide — avec la raison lorsque c’est non. C’est la liste à consulter avant que l’entraîneur n’envoie la convocation.

Export pour la fédération

Ouvrez Licences pour la saison.
Filtrez par équipe ou par statut si vous n’avez besoin que d’une partie de la liste.
Cliquez sur Export fédération et choisissez le format : RFEVB, FCVB ou CSV générique.
Ouvrez le fichier dans votre tableur, ou téléversez-le dans le système de votre fédération.